祕書力：主管的全能幫手就是你
作　　者╱
 石詠琦著
出版社別╱
 書泉
書　　系╱
 職場專門店
出版日期╱
2017/10/01   (3版 1刷)
  

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I  S  B  N ╱
 978-986-451-087-0
書　　號╱
 3M47
頁　　數╱
 288
開　　數╱
 25K
定　　價╱
 350 (特價 231)
教學資源╱
 投影片((外加))

石詠琦
現任：新世紀形象學苑創辦人
　　　美國東西大學全球領袖管理學院EMBA助理教授
　　　中國太平洋地區合作委員會國際聯絡部副部長
　　　亞洲行政祕書協會榮譽顧問
　　　金石形象(北京)國際文化發展有限公司首席專家
　　　中華教育交流推廣協會顧問
　　　北京三略觀察國際管理顧問有限公司首席培訓師
　　　三略管理科學研究院教授、首席禮儀顧問
　　　三略觀察網資深評論員、北京李可染基金會名譽理事
　　　〈人文奧運〉從長城到奧林匹亞活動組委會禮儀顧問
　　　上海宏利企業管理諮詢有限公司資深顧問
　　　上海銳成企業管理諮詢有限公司資深顧問
　　　臺灣華宇管理顧問股份有限公司資深講師
　　　耶魯企管顧問公司資深顧問/講師
　　　中華企業經理協進會常務理事、中華知識經濟協會監事
　　　國際友誼團臺北俱樂部理事
　　　臺北市行政專業祕書協會榮譽顧問
學歷：臺灣淡江大學西洋語文研究所碩士
　　　臺灣中興大學外文系畢業
經歷：味全國際集團行政總監、時報文教基金會執行祕書
　　　中國時報集團總管理處總經理祕書
　　　臺灣正聲電臺及佳音電臺節目製作及主持人
　　　臺灣明新科技大學助理教授
　　　臺灣青輔會/中國生產力中心／臺灣神學院
　　　文化大學及淡江大學繼續教育部／財鑫企管／哈佛企管／中華企管／北台科技大學／YWCA/國立空中大學等資深講師…等
著作：決策者的守門人（華視文化出版）
　　　祕書實務手冊（教育部出版）
　　　工作女性（商周出版）
　　　比別人多一顆心（聯經出版）
　　　辦公室管理（聯經出版）
　　　時間管理（空中大學出版）
　　　蛻變的祕書（聯經出版）
　　　放開自己（智慧事業體出版）
　　　共創雙贏（智慧事業體出版）
　　　祕書行政管理實務（華立出版社）
　　　國際禮儀（華格那出版社）
　　　英文祕書實務（華立出版社）
　　　國貿英語（文鶴出版社出版）

推薦序
自序──2020年的祕書
PART 1　職場溝通必勝術
01　智慧型手機時代──電話管理
02　決勝千里之外──會議管理
03　打破文化障礙──溝通管理
04　勇闖EQ試煉場──情緒管理
PART 2　行政管理快易通
05　大數據e點靈──檔案管理
06　十倍速競爭力──時間管理
07　捍衛企業門面──形象管理
08　升值轉業考驗──生涯管理
路與通行權、袋
地解套：土地開
發中通行權的實
際案例分享
NG土地開發即
刻救援：土地買
賣真實案例分享
圖解山田流的生
產革新
圖解Googl
e SEO內容
行銷有撇步！突
破非理工思維經
營SEO關鍵字
的瓶頸
超強房地產行銷
術
未來商業模式預
測圖
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前　言
　　這個世界變了。一天又一天，我們接受科技的洗禮。工業4.0、Bank 3.0、無人車、無人飛機、各種機器人、VR眼鏡、智慧手錶，每一種產品的快速問世，都改變著企業的命運。顧客不再到賣場買東西，祕書也都靠語音與視頻和老闆聯絡。辦公室工作內容也許沒有變，但是工作方式與工具設備是日新又新。傳統的辦公室電話號碼，可能是一組總機加上分機；而現今許多企業，已經用一個手機號碼替代座機號碼，當作是總機號碼。並且，許多公司已經在員工入職的時候，就把一支手機撥交給員工使用，以便隨時掌控這人的位置和動向，便於即時聯繫。動態性質的工作與機動性解決當下問題，已經是未來祕書所必須面對的挑戰。電話，已經不只是用來當作傳統的溝通工具，更是一種24小時手不離身的全能設備。

案　例
　　小姚對剛買的這支手機非常滿意，不僅價格不貴，而且功能齊全。對她這個資深祕書而言，手機的外型好不好看不要緊，性能好最重要。至少要速度快，整天都無須充電。全天的工作中，小姚依賴這支手機的時間差不多是80%。辦公室的電腦反而成為次要的了。這支智慧型手機，到底小姚都用來做些什麼呢？
1.用Line和WeChat與同事聯絡，設立的群組可以即時通知許多相關的人，應該知道的即時訊息。
2.各種應用的APP可以幫老闆和同事訂機票、火車票、叫車、訂飯店、餐廳。
3.運用WPS這類的文書工具，可以隨時在任何地方寫報告。
4.零碎時間可以在臉書、Twitter、LinkedIn，這類社交網站上查看顧客的動向。
5.查看廣告影片和編輯簡單的企業平臺資料。
　　當手機已經成為祕書的萬能工具時，小姚會如何挑選一款她
最適合的手機呢？

學習直通車
　　祕書應該如何正確使用智慧型手機？
1.應用各種APP解決日常辦公室瑣碎工作
2.日常電話溝通應對的要領
3.掌握電話與手機的禮儀

壹、手機長智慧　變身小幫手
當手機進入智慧型時代，手機的功能取代了昔日的電腦，成為祕書最重要的移動辦公工具。有了一臺速度快、功能強的智慧型手機，祕書可以　　不費吹灰之力即時完成以往上班需要花幾個小時所做的工作。現在，辦公室老闆再也不能說，你帶著手機來上班，會不會影響辦公室工作？相對的，他會提醒你，隨時隨地都要記得帶著手機。

一、什麼是智慧型手機？
　　所謂智慧型手機，就是指一臺像是電腦一般，具有獨立操作系統、獨立運作空間，又可以讓使用者自己安裝軟體和程式，且具有導航模式，利用Wi-Fi等移動通訊網路來通訊的工具。

　　智慧型手機是由傳統的PDA或者Pocket PC演變而來的。最早的掌上型電腦並不是電話，後來各家廠商想出了把電腦與電話結合的辦法，才產生智慧型手機。如今即時通訊已經從單純、具有表現力的對話交流，演變成為商業中心。通過WeChat這類即時通訊工具，不但可以進行對話，還可以進行支付和確認等功能。
　　此外，以往打字的搜尋模式，已經逐漸被語音搜尋所取代。語音的介面快速發展，正在創造一種人機交互的新模式。祕書可以不用打字，就可以簡單準確的用語音找到自己需要的訊息，並且在可預見的未來，用手機的音轉字功能，直接記錄眼前的會議或者筆記。手機在汽車行進中可以導航，操控汽車駕駛的功能也指日可待。
　　智慧型手機具有以下特點：
1.具有以無線接入互聯網的能力
　　祕書只要在有Wi-Fi的環境下，或者有4G/5G的手機數據支持下，可以輕易地上傳或下載任何所需的資訊，而無需像傳統辦公室一樣，必須回到辦公桌前工作。
2.具有PDA的功能
　　諸如以往的個人訊息管理、日程排程、多媒體運用和搜尋網頁，都能立即有效的當下解決。
3.具有開放性的操作系統
　　每支手機獨立的CPU可以隨時安裝各種軟體和APP，應用軟體比以往更靈活。
4.更加個人化與人性化
　　可以隨時擴展手機的內置功能，隨時更新，還可以依照心情更換個人化的桌面等。
5.儲存能力更強大
　　手機裡的許多軟體都具有雲端儲存功能，將取代昔日的磁碟或電腦硬碟。

　　未來，智慧型手機將會取代筆記型電腦，並且會有以下的辦公室功能：
1.移動性視頻會議
　　視頻會議（video conference）將會從以往的會議室搬到任何時空。
2.生物識別系統
　　現在用數字密碼來鎖定手機，未來會用臉部識別、指紋識別、虹膜識別等系統，來防止手機被盜用。
3.設備互通
　　現在的QR和藍芽，讓手機之間互通更便捷，紙本名片已經逐漸失去光環。
4.電池技術更新
　　未來的電池含有綠色能源，可以將太陽能電池融入手機。
5.微型投影
　　PPT和影片將可以隨時隨地播放在牆面上。

二、智慧型手機能擔當哪些祕書工作？
　　隨著智慧型手機的廣泛應用，祕書的許多工作都可以在手機上執行，包括：
1.一鍵通知
　　以往祕書要通知許多人重要會議或者文件， 可能要用Outlook這樣的工具。現在只要傳到群組裡就可以，文件、影片、PPT都可以發送。
2.通訊錄存雲端
　　只要接打電話，手機會自動提醒祕書是否要存檔，合併原有資料，這些資料可以隨時上傳到雲端，絕對不用擔心遺失。系統還會根據這些資料提醒祕書某人的個人訊息，如生日快到了，可以做點公關，或者送個太空蛋糕給他。
3.交通工具APP
　　如上網訂購車票、計程車、飛機、飯店，並且一鍵付款，還有電子發票。
4.收發郵件
　　無論多少郵件都可以一次綁定，永遠不會遺失，並且可以自動分類。
5.日程排程
　　手機上的軟體會讓祕書所訂的各種機票，隨時自動納入日曆本裡面，簡單又正確。
6.雲端數據
　　祕書可以排除許多傳統的檔案處理模式，把資料直接存入雲端，隨時隨地存取並且與其他人共享。
7.文字處理
　　文件電子化之後，祕書只要按照各種格式完成公文、報告等例行性文件，並且及時發出呈閱、審批。

三、應該如何恰當的使用手機？
　　未來，祕書可說是24小時都離不開手機。無論生活或工作，手機都成為必備的工具。因此，如何恰當的使用手機，是必須知道的常識。
1.注意保密
　　拿到新手機的第一步，就是設置一組很難破解的密碼。如果你的手機支援雙密碼或者手勢、臉部、指紋、虹膜識別系統，那最好使用雙重密碼，以防範各種資料被盜刷，或者錢包被盜用。
2.注意電量
　　在太陽能電池還沒有大量普及之前，手機耗電量大是一個頭疼的問題，經常拿著行動電源或者充電線都不是最好的方法。目前應盡量保持手機在任何時候，都有足夠的電源。
3.調整音量
　　在手機上通常會有3種音量，即媒體音量、鬧鐘音量與鈴聲音量。鈴聲當中還有電話鈴聲、簡訊鈴聲、通知鈴聲和郵件通知鈴聲，提示音當中還有撥號鍵盤音效和螢幕鎖定音效等，可以將各種功能設置不同提示音，來電聲音盡量音量小。
4.使用藍芽
　　手機的使用量如果很大，相對的接收電磁波的量也巨大，特別是來電的第一時間就接電話放在耳邊，對於腦波絕對有不良的影響。最好使用藍芽耳機，避免自己受到更多傷害。
5.手機落水
　　使用手機的過程難免會摔落或掉入水中，這樣的損失會很嚴重。許多廠商不能立即修理或者會有許多天沒有手機可以使用，這對祕書的工作，是一個致命的打擊。所以應盡量保護手機，讓手機壽命延長，且不要經常更換手機。
6.注意病毒
　　手機因為要經常上網，各種病毒入侵是常有的事。拿到新手機時，需要立刻確認是否有自帶的防毒軟體。如果沒有，應該立刻安裝一個。除了可以防止病毒，還可以過濾不必要的騷擾電話和簡訊。
7.及時清理
　　手機每天所產生的內存垃圾很驚人，必須養成睡前清理的好習慣。把不用的圖片、影片、資料以及媒體圖像等，一律刪除。
8.APP關掉
　　有關公司的財務和人事機密如果洩漏出去，會給當事人或公司帶來極大的損失。所以在使用支付信用之類的APP後，要記得隨時登出。千萬不要嫌麻煩。當然，相關的密碼，一定要設法牢記，以免被駭客入侵。

Tips
1.智慧型手機省電技巧：將手機的螢幕亮度調低，不使用第三方的螢幕保護程式。
2.手機如何防潮：避免將手機放在潮濕與陽光直射的地方，更不可放在高溫、高熱的地方；寒冷的冬天，從室外進入室內，先不要急著用手機，等手機內的結霜水氣蒸發後再使用。
3.SIM卡鎖定：如果你的手機支援一個以上的號碼，而其中一個具有多種鎖定銀行帳戶的功能，最好使用SIM卡鎖。也就是如果不知道密碼的人，無法打開這個電話號碼。

四、祕書如何選擇一個最好的智慧型手機？
　　由於智慧型手機是祕書的標準辦公室配備之一，所以選擇一支適用的手機，已經不是個人喜好的事，而是工作的需要。如何選擇一支祕書用的手機呢？以下是專家的建議：
　　操作系統：使用安卓（Android）系統或者iOS系統。前者用的人多，後者軟體資源豐富。
　　價格：不必搶先，等新款手機上市一段時間再買。
　　電池：當然是待機時間長最好，否則須能快速充電。
　　功能強大：許多廠牌都內掛很多沒用的程式，還得用root才能刪掉。
　　CPU頻率：選擇CPU頻率高的，否則時常會當機。
　　RAM內存：如果你的手機需要經常開很多應用程式，內存就需要大些。
　　螢幕分辨率：當然是要選擇分辨率高的，螢幕大對視力比較有幫助。
　　照相畫素：如果你的工作經常要照相存檔，就得選高畫素的攝影手機。
　　其他配件：選用保護皮套和藍芽，或者保證不容易摔壞的外殼等。

五、哪些APP或網站是祕書經常要使用的工具？
1.入口網站
　　入口網站毫無疑問是每個祕書必備的搜尋引擎，無論用的是Google、Yahoo、Bing、Chrome或者大陸的百度，都是首要的。
2.GPS地圖
　　定位系統與地圖是需要的，無論是自己出門或者是給老闆出差時候的行程表，都必須要有地圖（最好還標示附近的加油站和停車場）。
3.行事曆（calendar）
　　每支手機都有日程表，但要能與老闆的日程表或自己的Outlook同步，並且可以將相關的出差日期、機票、酒店等資訊，自動同步登錄才管用。
4.電子郵件
　　每天使用的郵件信箱，都能即時收發郵件。
5.聯絡人
　　個人和公司的通訊錄都要登錄，並且分類。
6.WPS Office
　　如果祕書要在手機裡紀錄或者寫文件，就必須有Word、PPT、Excel這三種常用的軟體，還要能夠解壓縮。
7.銀行或第三方支付
　　財務金融電子化速度很快，每個祕書都會需要電子轉帳。
8.社交通訊
　　例如：Skype、WhatsApp、LINE、WeChat或者Messenger之類的即時通訊，以及Facebook、Twitter、LinkedIn等社交網站。
9.旅行相關APP
　　訂火車、計程車（Uber）、飛機、飯店等的APP，以便自己或老闆出差可即時掌握資訊（含天氣）。
10.雲端
　　無論用哪一家的雲端儲存系統，祕書必須熟悉使用一套自己和企業的雲端儲存系統。